Perhekodin tietosuoja ja tietoturva – Parhaat käytännöt

Perhekodin arjessa käsitellään päivittäin paljon arkaluonteista tietoa. Tietosuoja ja tietoturva ovat ensiarvoisen tärkeitä, jotta lapsen ja perheen yksityisyys voidaan taata ja lakisääteiset velvoitteet täytetään. Vastaamon tapaus osoittaa, että sote-alalla on kiinnitettävä enemmän huomiota tietoturvaan. Mutta mitä tietosuoja ja tietoturva tarkoittavat käytännössä perhekodin toiminnassa, ja miten voimme varmistaa niiden toteutumisen?

1. Tietosuoja ja tietoturva – Mitä ne tarkoittavat?

Ensin on hyvä ymmärtää, mitä tietosuoja ja tietoturva tarkoittavat ja miten ne eroavat toisistaan.

• Tietosuoja viittaa henkilötietojen käsittelyyn liittyviin sääntöihin ja periaatteisiin, jotka suojelevat yksilöiden yksityisyyttä ja oikeuksia.
• Tietoturva taas tarkoittaa toimenpiteitä ja tekniikoita, joilla varmistetaan tietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys.

Perhekodin arjessa nämä käsitteet kietoutuvat tiiviisti yhteen, ja molempien toteuttaminen on tärkeää lapsen ja perheen yksityisyyden turvaamiseksi.

2. Tietosuojan periaatteet

Tietosuojan toteuttamisessa perhekodissa on hyvä noudattaa seuraavia periaatteita:

• Lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys: Henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti, kohtuullisesti ja läpinäkyvästi.
• Tarkoitussidonnaisuus: Tietoja kerätään tiettyjä, nimenomaisia ja laillisia tarkoituksia varten eikä niitä käsitellä myöhemmin yhteensopimattomalla tavalla.
• Tietojen minimointi: Käsiteltävät tiedot ovat asianmukaisia ja rajoittuvat siihen, mikä on tarpeellista suhteessa tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään.
• Täsmällisyys: Tiedot pidetään täsmällisinä ja ajantasaisina.
• Säilytyksen rajoittaminen: Tietoja säilytetään muodossa, josta rekisteröidyt ovat tunnistettavissa, vain niin kauan kuin on tarpeen.
• Luottamuksellisuus ja turvallisuus: Tietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan niiden asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojelu luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä.

3. Tietoturvan käytännöt

Tietoturvaan liittyy joukko käytännön toimenpiteitä, joilla voidaan varmistaa tietojen suojaaminen perhekodissa:

• Tietojen suojaaminen teknisin keinoin: Käytä ajantasaisia ja asianmukaisesti konfiguroituja tietoturvaohjelmistoja, kuten virustorjuntaa ja palomuureja.
• Salasanat ja käyttäjätunnukset: Varmista, että kaikilla tietojärjestelmiin kirjautumisilla on vahvat salasanat ja että käyttäjätunnukset ovat henkilökohtaisia.
• Tietojen salaaminen: Tietojen salaaminen on tärkeää erityisesti silloin, kun tietoja siirretään sähköpostitse tai tallennetaan ulkoisiin laitteisiin.
• Pääsynhallinta: Rajoita pääsy henkilötietoihin vain niille työntekijöille, joilla on työnsä puolesta tarve käsitellä kyseisiä tietoja.
• Varautuminen tietoturvaloukkauksiin: Laadi suunnitelma tietoturvaloukkausten varalta. Suunnitelmassa tulee olla ohjeet siitä, miten mahdollisissa tietomurroissa tai tietojen katoamistapauksissa toimitaan.

4. Koulutus ja tietojen käsittelyyn liittyvät ohjeet

Henkilökunnan kouluttaminen ja selkeiden tietojen käsittelyyn liittyvien ohjeiden laatiminen on avainasemassa tietosuojan ja tietoturvan toteutumisessa:

• Säännöllinen koulutus: Järjestä säännöllisesti koulutusta tietosuojasta ja tietoturvasta kaikille työntekijöille. Varmista, että he ymmärtävät tietojen suojaamisen tärkeyden ja omat vastuunsa.
• Tietosuojapolitiikka: Laadi selkeä tietosuojapolitiikka, joka kattaa kaikki tietojen käsittelyyn liittyvät prosessit ja menettelytavat.
• Ohjeiden ja käytäntöjen päivittäminen: Pidä ohjeet ja käytännöt ajantasaisina ja päivitä niitä säännöllisesti vastaamaan muuttuvia tarpeita ja lainsäädännön vaatimuksia.

5. Yhteistyö ulkopuolisten tahojen kanssa

Monissa tapauksissa perhekodit tekevät yhteistyötä ulkopuolisten palveluntarjoajien, kuten IT-yritysten tai terapeuttien kanssa. On tärkeää varmistaa, että myös nämä tahot noudattavat tietosuoja- ja tietoturvaperiaatteita.

• Tietojenkäsittelysopimukset: Solmi tietojenkäsittelysopimukset ulkopuolisten tahojen kanssa, joissa määritellään selkeästi heidän vastuunsa ja velvoitteensa tietojen suojaamisessa.
• Luotettavuuden arviointi: Varmista, että ulkopuoliset tahot ovat luotettavia ja noudattavat asianmukaisia tietoturvakäytäntöjä.

Tietosuoja ja tietoturva ovat perusvaatimuksia -ne on oltava kunnossa

Tietosuoja ja tietoturva ovat keskeisiä elementtejä perhekodin toiminnassa. Kun näihin asioihin kiinnitetään riittävästi huomiota ja noudatetaan parhaita käytäntöjä, voidaan varmistaa, että lapsen ja perheen yksityisyys säilyy turvattuna ja lakisääteiset vaatimukset täytetään. Muistetaan, että tietosuoja ja tietoturva eivät ole vain teknisiä toimenpiteitä, vaan myös osa perhekodin kulttuuria ja arkea. Yhdessä voimme luoda turvallisen ja luottamusta herättävän ympäristön kaikille perhekodissa asuville ja työskenteleville.

Lue lisää tietoturvasta:

• Tietojenkalasteluviestit kovassa kasvussa
• Tietoturvavinkit etätyöntekijälle
• 5 vinkkiä turvalliseen verkkoasiointiin: Kuinka suojautua digihuijauksilta